1. CÂU CHUYỆN VỀ CẦU CẦM THIỆN Ở SYDNEY
Năm 1957, thành phố Sydney (Úc) bắt đầu xây dựng nhà hát Opera nổi tiếng. Kế hoạch ban đầu: hoàn thành trong 4 năm với chi phí 7 triệu đô la.
Thực tế: Nhà hát Opera Sydney hoàn thành sau 14 năm (1973) với chi phí 102 triệu đô la – gấp 14 lần dự toán ban đầu.
Đây không phải là trường hợp cá biệt. Nghiên cứu của nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky cho thấy: Con người có xu hướng đánh giá thấp thời gian, chi phí và rủi ro của một dự án, đồng thời đánh giá quá cao lợi ích và khả năng thành công.
Đó là Ảo tưởng lập kế hoạch (Planning Fallacy).
2. TẠI SAO CHÚNG TA LUÔN ĐÁNH GIÁ THẤP THỜI GIAN?
Có ba cơ chế chính:
Thứ nhất, chúng ta tập trung vào kịch bản tốt nhất. Khi lập kế hoạch, chúng ta hình dung ra một viễn cảnh lý tưởng: mọi thứ suôn sẻ, không có trở ngại, không có sự chậm trễ. Chúng ta không tính đến những vấn đề có thể xảy ra, dù chúng ta biết rằng cuộc sống luôn có vấn đề.
Thứ hai, chúng ta bỏ qua kinh nghiệm quá khứ. Dù đã nhiều lần trễ deadline, chúng ta vẫn tin rằng "lần này sẽ khác". Chúng ta không nhìn vào dữ liệu quá khứ của chính mình. Chúng ta nghĩ mình là ngoại lệ.
Thứ ba, chúng ta không tính đến "ma sát". Trong thực tế, mọi việc đều mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Có những cuộc họp bất ngờ, những email cần trả lời, những vấn đề cá nhân, những lần mệt mỏi, những lần mất tập trung. Tất cả những "ma sát" này cộng lại thành một khoảng thời gian khổng lồ mà chúng ta không tính đến.
3. VÍ DỤ TRONG CUỘC SỐNG
Trong học tập: Bạn có một bài luận 5 trang. Bạn nghĩ: "Mình sẽ viết trong 3 tiếng." Thực tế: Bạn mất 3 tiếng chỉ để tìm tài liệu, 2 tiếng để viết, 1 tiếng để sửa. Tổng cộng 6 tiếng. Và bạn thức trắng đêm trước ngày nộp.
Trong công việc: Bạn được giao một dự án. Bạn nghĩ: "Mình sẽ hoàn thành trong 2 tuần." Thực tế: Có một cuộc họp khẩn, một đồng nghiệp nghỉ ốm, một phần mềm bị lỗi. Bạn mất 4 tuần. Và bạn trễ deadline.
Trong thói quen: Bạn nghĩ: "Mình sẽ học tiếng Anh 1 tiếng mỗi ngày." Thực tế: Ngày đầu bạn học 1 tiếng. Ngày thứ hai bạn mệt, học 30 phút. Ngày thứ ba bạn bận, không học. Ngày thứ tư bạn quên. Cuối tuần, bạn học bù 2 tiếng. Trung bình bạn học 20 phút mỗi ngày.
Trong dự án cá nhân: Bạn nghĩ: "Mình sẽ viết một cuốn sách trong 6 tháng." Thực tế: Bạn mất 2 năm. Và bạn vẫn chưa xong.
4. ẢO TƯỞNG LẬP KẾ HOẠCH LÀ KẺ THÙ CỦA SỰ KỶ LUẬT
Ảo tưởng lập kế hoạch khiến bạn:
Luôn trễ deadline, dẫn đến căng thẳng, chất lượng giảm, và mất uy tín.
Đặt mục tiêu quá cao, rồi thất bại, rồi mất tự tin.
Không thể duy trì thói quen, vì bạn nghĩ nó dễ hơn thực tế.
Bỏ cuộc sớm, vì bạn nghĩ mình chậm hơn người khác, trong khi thực ra ai cũng chậm như bạn.
Và điều tệ nhất: Ảo tưởng lập kế hoạch khiến bạn tin rằng vấn đề là ở bạn – rằng bạn lười, bạn kém, bạn không có kỷ luật. Nhưng thực ra, vấn đề là ở cách bạn lập kế hoạch.
5. LÀM THẾ NÀO ĐỂ VƯỢT QUA ẢO TƯỞNG LẬP KẾ HOẠCH?
Cách 1: Nhân đôi thời gian dự kiến
Đây là một trong những lời khuyên nổi tiếng nhất của các chuyên gia quản lý thời gian: Hãy nhân đôi thời gian bạn nghĩ mình cần. Nếu bạn nghĩ một việc mất 1 giờ, hãy dành 2 giờ. Nếu bạn nghĩ một dự án mất 2 tuần, hãy dành 4 tuần. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy nó vẫn không đủ.
Cách 2: Sử dụng "phương pháp tham chiếu lớp"
Đừng chỉ nhìn vào dự án hiện tại. Hãy nhìn vào những dự án tương tự trong quá khứ. Bạn đã mất bao lâu cho một bài luận 5 trang lần trước? Bạn đã mất bao lâu để học một kỹ năng mới lần trước? Sử dụng dữ liệu đó, không phải cảm giác của bạn.
Cách 3: Chia nhỏ công việc
Một dự án lớn thường khó ước lượng. Hãy chia nó thành những phần nhỏ, và ước lượng từng phần. Một bài luận 5 trang có thể chia thành: tìm tài liệu, viết dàn ý, viết phần mở đầu, viết phần thân, viết phần kết, sửa lỗi. Ước lượng từng phần sẽ chính xác hơn.
Cách 4: Đặt deadline sớm hơn
Nếu deadline thực tế là thứ Sáu, hãy tự đặt deadline cho mình là thứ Tư. Điều này cho bạn một khoảng đệm để xử lý những vấn đề bất ngờ. Và nếu bạn hoàn thành sớm, bạn có thời gian để nghỉ ngơi hoặc làm việc khác.
Cách 5: Theo dõi thời gian thực tế
Hãy ghi lại thời gian bạn thực sự dành cho mỗi công việc. Sau một thời gian, bạn sẽ có dữ liệu thực tế về tốc độ của mình. Bạn sẽ biết mình mất bao lâu cho một bài viết, một cuộc họp, một nhiệm vụ. Và bạn có thể lập kế hoạch dựa trên dữ liệu đó.
6. KẾT LUẬN: HÃY LẬP KẾ HOẠCH NHƯ MỘT NHÀ KHOA HỌC, KHÔNG PHẢI MỘT NGƯỜI MƠ MỘNG
Ảo tưởng lập kế hoạch dạy chúng ta một bài học quan trọng:
Bạn không tệ trong việc quản lý thời gian. Bạn chỉ là con người. Và con người luôn đánh giá thấp thời gian.
Để thành công, hãy lập kế hoạch dựa trên dữ liệu thực tế, không dựa trên hy vọng. Hãy nhân đôi thời gian. Hãy chia nhỏ công việc. Hãy đặt deadline sớm. Hãy theo dõi tiến độ.
Và hãy nhớ: Mọi người đều trễ deadline. Bạn không cô đơn. Vấn đề không phải là bạn chậm. Vấn đề là bạn đã không tính đến việc mình sẽ chậm.
Nhận xét
Đăng nhận xét